Cómo empezar con la automatización de tu CRM (3 ideas de flujo de trabajo)

Una herramienta de gestión de la relación con el cliente (CRM) se explica por sí misma: le ayuda a gestionar las relaciones con sus clientes. Esto significa que almacena información sobre sus clientes (como el nombre, el cargo, la empresa, el papel), la relación que tienen con su empresa (por ejemplo, plomo, oportunidad, acuerdo), y el estado de la relación (por ejemplo, se cierra, abierto, en espera), y el valor monetario de los acuerdos cerrados (como la cotización y el precio).

Se prevé que el mercado de software CRM crezca hasta los 43.500 millones de dólares en 2024, lo que demuestra la creciente popularidad y necesidad de las herramientas CRM para las empresas.

Crecimiento del mercado mundial de software CRM

Lo más habitual es que los equipos de ventas utilicen los CRM para hacer un seguimiento de sus actividades de ventas y de los hitos en el embudo de ventas, desde el lead hasta el acuerdo.

Por qué y cuándo debes usar un CRM

Para entender mejor el valor de un CRM, pongamos un ejemplo de negocio.

Supongamos que tienes un negocio creativo especializado en fotografía corporativa profesional. Tus visitantes pueden reservar sesiones fotográficas en tu página web (que ofrece muchas oportunidades de automatización), pero también haces networking activamente para encontrar nuevas oportunidades. En un evento empresarial al que has asistido, has conocido a empleados de Marketing y Branding de diferentes empresas (contactos). De ellos, un par han expresado su interés en tus sesiones fotográficas profesionales para su equipo, lo que los califica como puntos de contacto para tu negocio. Esto significa que podrían convertirse en tus clientes, ¡lo cual es genial! Ahora tienes que hacer un seguimiento con ellos, hacerles una oferta que no puedan rechazar y, finalmente, cerrar el acuerdo.

El embudo de ventas y marketing¿Cómo podéis tú y tu equipo de ventas hacer un seguimiento de todos estos pasos, para cada cliente potencial, al tiempo que os aseguráis de nutrir la relación con vuestros clientes (potenciales) y organizar la logística con vuestro equipo de fotógrafos? Si crees que un calendario digital, una agenda de papel y una hoja de cálculo pueden hacer el trabajo, no estarías del todo equivocado. Seguro que pueden ayudarte a organizar tu tiempo y tus contactos, pero ofrecen funciones limitadas, son propensos a errores e incluso son inmanejables a largo plazo.

Aquí hay 3 desafíos comunes que los equipos orientados a las ventas enfrentan en su organización:

  1. La información está dispersa en diferentes fuentes.
    Te pones en contacto con un cliente a través del correo electrónico, tu comercial habla con él por teléfono, luego anotas la información clave en un post-it y tu compañero inserta los detalles del pedido en una hoja de cálculo. Si alguien pregunta algo sobre ese cliente en concreto, tendría que rebuscar entre los correos electrónicos y las notas y preguntar a varias personas que han estado en contacto con el cliente, un proceso muy poco eficiente.
  2. La información se duplica o falta por completo.
    Si sus vendedores tienen llamadas y reuniones consecutivas con clientes potenciales y clientes, inevitablemente pueden olvidarse de transmitir alguna información, o incluso asumir que un colega se ha encargado de ello. En el otro extremo, dos vendedores pueden ponerse en contacto con el mismo cliente potencial porque no tienen una visión general de sus asignaciones. Así es como las reuniones se pasan por alto, los clientes se enfadan y no se consiguen pedidos.
  3. Los vendedores están desmotivados y agotados por las tareas repetitivas.
    No es ningún secreto que las ventas son un campo de ritmo rápido y de alta presión. Pero el papel de un vendedor puede convertirse en un reto especial si se le encarga a menudo un trabajo repetitivo (como enviar el mismo correo electrónico a diferentes clientes potenciales) o si su trabajo está organizado de forma ineficaz. Estos problemas conducen a una disminución del rendimiento e invariablemente de las ventas.

Un CRM resuelve los cinco problemas enumerados anteriormente, al proporcionarle un sistema integrado rico en funciones que puede ahorrarle a su empresa hasta 10 horas de trabajo cada semana. En definitiva, deberías utilizar un CRM si vendes un producto, prestas un servicio o tratas con clientes o consumidores de cualquier manera.

Si le convencen las ventajas de un CRM, pero es reticente a los costes, tenga en cuenta que el coste de no automatizar es superior a la inversión en un CRM, que en definitiva aumenta la productividad y el valor de su equipo de ventas.

3 pasos para la automatización del CRM para el embudo de ventas

Ahora que has visto las ventajas de usar un CRM, es el momento de empezar a implementarlo.

1. Elige el CRM adecuado para tu caso de uso

En un primer vistazo, es posible que te sientas abrumado por todos los proveedores de CRM disponibles en el mercado. Hay opciones para diferentes tamaños de equipos, departamentos y presupuestos. Para ayudarte a tener una visión general de sus características, hemos recopilado una lista de 10 de los CRM más populares, que también vienen con integraciones n8n que te permiten realizar operaciones CRUD (crear, leer, actualizar, eliminar) comunes en tus contactos, empresas, acuerdos y más guardados.

2. Decide qué vas a automatizar

Después de elegir un CRM y explorar sus funcionalidades, debes definir qué quieres automatizar. Piensa en las tareas que implica cada paso del embudo de ventas y hazte estas preguntas:

    • ¿Es la tarea repetitiva?
    • ¿La tarea requiere mucho tiempo?

.

  • ¿Necesita realizar la tarea con frecuencia y regularidad?
  • ¿La tarea tiene un alto valor?

Si ha respondido afirmativamente a estas preguntas, lo más probable es que su tarea sea un caso para la automatización. Una vez que haya identificado los puntos de dolor en sus flujos de trabajo manuales actuales, puede comenzar a definir y diseñar flujos de trabajo automatizados.

3. Construir flujos de trabajo

Antes de empezar a crear flujos de trabajo para las tareas identificadas en el paso anterior, hazte una pregunta más: ¿necesitas automatizar tareas que se desarrollan sólo dentro del CRM o también entre el CRM y otras apps o servicios?

Para el primer caso, tenga en cuenta que algunos de los CRMs mencionados anteriormente ofrecen una funcionalidad de automatización integrada para flujos de trabajo simples. Para el segundo caso, puedes aprovechar los nodos n8n, que te permiten conectar tu CRM con más de 200 apps o servicios.

Para ayudarte a empezar, hemos creado 3 flujos de trabajo con HubSpot y Pipedrive para la automatización en cada paso del viaje de ventas. Por supuesto, puedes sustituir los nodos de HubSpot y Pipedrive por otro CRM de tu elección.

Capturar los conductos de los envíos de Typeform

Los formularios tipográficos son una forma presentable y eficaz de captar clientes potenciales y comentarios de sus clientes. Por ejemplo, puede incrustar un formulario en su sitio web en el que los visitantes puedan solicitar un presupuesto de sus servicios, o uno en el que se les pida que envíen sus datos de contacto para descargar un contenido cerrado.

Este flujo de trabajo se activa cuando se envía un typeform, entonces guarda la información del remitente en HubSpot como un nuevo contacto.(ejemplos de nodn)

.

Flujo de trabajo para captar clientes potenciales de los envíos de Typeform

Enviar recordatorios después de las reuniones con los prospectos

Hemos mencionado que un problema común dentro de los equipos de ventas es la sincronización y la transferencia de información, ya que los vendedores pueden olvidar anotar detalles de sus conversaciones con los clientes potenciales, saltando de una llamada a otra.

Este flujo de trabajo se activa cuando se programa una reunión con un cliente a través de Calendly. A continuación, se crea automáticamente una actividad en Pipedrive, para hacer un seguimiento del ciclo del lead. Quince minutos después de la finalización de la reunión, se envía un mensaje al vendedor responsable en Slack, recordándole que debe anotar sus notas y percepciones de la reunión con el lead.

Flujo de trabajo para enviar recordatorios después de las reuniones de Calendly

Procesar los tratos recién creados en base a su etapa, valor y prioridad

Estás llegando al fondo del embudo de ventas y consiguiendo tratos, ¡bien por ti! A partir de aquí, hay varias tareas que puedes automatizar para acelerar el proceso de ventas.

Este flujo de trabajo se activa cuando se crea un nuevo trato en HubSpot. Luego, procesa el trato en función de su tipo y etapa.

La primera ramificación sigue tres casos:

  • Si el trato se cierra y se gana, se envía un mensaje en un canal de Slack, para que todo el equipo pueda celebrar el éxito.
  • Si el trato se cierra y se gana, se envía un mensaje en un canal de Slack, para que todo el equipo pueda celebrar el éxito.
  • Si se ha programado una presentación para el trato, entonces se crea una plantilla de presentación de Google Slides.
  • Si el trato se cierra y se gana, se envía un mensaje en el canal de Slack, para que todo el equipo celebre el éxito.
  • Si el acuerdo se cierra y se pierde, los detalles del acuerdo se añaden a una tabla de Airtable. Desde aquí, se pueden analizar los datos para obtener información sobre qué y por qué no se cierran ciertos tratos.

La segunda ramificación sigue dos casos:

    • Si el trato es para un nuevo negocio y tiene un valor superior a 500, se crea en HubSpot un ticket de alta prioridad asignado a un miembro del equipo con experiencia
    • Si el acuerdo es para un negocio existente y tiene un valor inferior a 500, se crea un ticket de baja prioridad.

Flujo de trabajo para procesar nuevos leads creados en HubSpotAdemás de Typeform, también puedes utilizar el Nodo activador de Eventbritepara capturar la información de contacto de las personas que se registraron en un evento, o el Nodo activador de SurveyMonkey para guardar las respuestas de una encuesta.

Categorías : # automatización, # negocios

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.